Personio-Schnittstelle für Schulungen: Mitarbeitende und Nachweise automatisch abgleichen

Inhalt in Kürze

• Die Personio API reicht für beide Richtungen, die ein Schulungssystem braucht: Mitarbeitende lesen und Dokumente in die Personalakte legen.
• Eigene Zugangsdaten gibt es nur im Personio-Tarif Core Pro. Ohne ihn geht keine eigene Personio-Schnittstelle.
• Hugo übernimmt neue Mitarbeitende, legt Ausgeschiedene still und legt jede Teilnahmebescheinigung als PDF in einer Dokumentkategorie Ihrer Wahl ab.
• In Personios eigene Schulungsverwaltung kann keine fremde Software schreiben. Der Nachweis kommt als Dokument, nicht als Eintrag.

Eine neue Kollegin fängt am Montag an. In Personio ist sie seit drei Wochen angelegt. Im Schulungssystem fehlt sie, weil niemand daran gedacht hat. Die Erstunterweisung fällt aus, und beim nächsten Audit sucht jemand den Nachweis in drei Systemen. Genau diese Lücke schließt eine Personio-Schnittstelle.

Was die Personio API für Schulungen hergibt

Personio bietet zwei Generationen seiner Schnittstelle an. Für ein Schulungssystem sind drei Teile wichtig:

Die Anmeldung läuft über eine Client-ID und ein Client-Secret. Daraus holt die Software ein Zugangstoken, das laut Personio-Entwicklerdokumentation einen Tag gilt. Für Dokumente nennt die Beschreibung des Upload-Endpunkts eine Grenze von 30 MB je Datei und 60 Uploads pro Minute. Für Teilnahmebescheinigungen von wenigen Kilobyte reicht das bei Weitem.

Was die Personio-Schnittstelle nicht kann

Ehrlich gesagt: weniger, als viele erwarten. Drei Grenzen sollten Sie kennen.

• Kein Eintrag in Personios eigener Schulungsverwaltung. Dafür gibt es keinen Endpunkt. Der Nachweis landet deshalb als PDF-Dokument beim Mitarbeiter.
• Kein Protokoll in Personio. Laut Personio-Hilfe erscheinen Lese- und Schreibzugriffe über eigene Integrationen nicht im Audit-Protokoll. Den Nachweis, was gelesen und hochgeladen wurde, muss das Schulungssystem selbst führen.
• Nur freigegebene Felder. Was Sie beim Anlegen der Zugangsdaten nicht freigeben, liefert die API nicht. Das ist gut für die Datensparsamkeit, verlangt aber, dass Sie die Felder bewusst auswählen.

So richten Sie die Anbindung Schritt für Schritt ein

In Hugo heißt die Seite dafür „Personal-Abgleich“; was die Personio-Anbindung von Hugo im Einzelnen kann, steht auf ihrer eigenen Seite. Die Einrichtung dauert rund zehn Minuten, davon die meiste Zeit in Personio.

1. Zugangsdaten in Personio anlegen: Unter Einstellungen → Marketplace → Verbundene Integrationen eine individuelle Integration erstellen. Freigeben: Mitarbeitende lesen (Vorname, Nachname, E-Mail, Status, Abteilung, Eintritt, Austritt), Dokumente lesen und schreiben, Webhooks.
2. Dokumentkategorie anlegen: Zum Beispiel „Schulungsnachweise“. Geben Sie den Mitarbeiter-Rollen das Recht „Ansehen“ im Umfang „Selbst“, sonst sieht niemand seine eigene Bescheinigung.
3. Verbindung prüfen: Client-ID und Secret in Hugo eintragen. Hugo zeigt, welche Rechte vorhanden sind und wie viele Personen es findet, und speichert dabei noch nichts.
4. Vorschau ansehen: Vier Zahlen zeigen, wer neu kommt, wer sich ändert, wer stillgelegt würde und wer übersprungen wird, zum Beispiel weil die E-Mail-Adresse fehlt.
5. Abgleich starten: Erst jetzt schreibt Hugo. Danach läuft der Abgleich bei jeder Änderung in Personio und zusätzlich einmal jede Nacht.

Was danach im Alltag passiert

Eine neue Kollegin fängt an. Sobald sie in Personio angelegt ist, erscheint sie in Hugo, auf Wunsch schon 14 Tage vor dem Eintritt. Ohne Konto und ohne Mail. Sie bekommt erst eine Einladung, wenn Sie ihr Schulungen zuweisen, oder automatisch, wenn Sie das einschalten.

Jemand verlässt die Firma. Hugo legt die Person still, sobald Personio den Austritt kennt. Die Nachweise bleiben. Von Hand angelegte Personen und Administratoren fasst der Abgleich nie an.

Eine Schulung ist bestanden. Hugo erzeugt die Teilnahmebescheinigung am Server und legt sie als PDF in der gewählten Kategorie ab, mit Datum im Titel und einem Prüf-Link. Fällt Personio kurz aus, versucht Hugo es später wieder.

Aus der Praxis

Im Vertriebsgespräch kommt die Frage fast immer gleich: Geht das mit Personio? Die ehrliche Antwort hat zwei Teile. Ja, in beide Richtungen. Aber nur, wenn das Unternehmen Core Pro gebucht hat. Wer das vorher weiß, spart sich eine Enttäuschung im Einrichtungstermin.

Datenschutz: Was beim Abgleich zu beachten ist

Personio bleibt Ihr führendes System. Hugo liest nur die Felder, die Sie freigeben, und schreibt nur Dokumente in eine Kategorie, die Sie bestimmen. Die Zugangsdaten liegen verschlüsselt und gehen nie zurück in den Browser.

Weil Hugo dabei Beschäftigtendaten in Ihrem Auftrag verarbeitet, gehört der Abgleich in den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Der AV-Vertrag von Hugo Learn und Hugo Safe nennt ihn ausdrücklich. Wie Sie Ihre Mitarbeitenden darüber informieren, steht in unserem Beitrag zum Beschäftigtendatenschutz.

Fazit: Ihr nächster Schritt

Eine Personio-Schnittstelle lohnt sich, sobald mehr als eine Handvoll Leute im Jahr kommt und geht. Sie spart das Abgleichen von Listen und sorgt dafür, dass niemand ohne Erstunterweisung anfängt. Der Abgleich ist in jedem bezahlten Tarif von Hugo Learn und Hugo Safe enthalten.

Häufige Fragen (FAQ)

Welchen Personio-Tarif brauche ich für die Schnittstelle?

Eigene Zugangsdaten für die Personio API lassen sich nur im Tarif Core Pro anlegen. Im kleineren Tarif fehlt der Knopf für eine eigene Integration, auch Administratoren sehen ihn dann nicht. Mit Core gehen nur Anbindungen, die im Personio-Marketplace gelistet sind.

Welche Daten liest ein Schulungssystem aus Personio?

Nur die Felder, die Sie beim Anlegen der Zugangsdaten freigeben. Für Schulungen reichen Vorname, Nachname, E-Mail, Status, Abteilung sowie Eintritts- und Austrittsdatum. Gehalt, Abwesenheiten und alles Übrige geben Sie gar nicht erst frei.

Kann Hugo Schulungen in Personios eigene Schulungsverwaltung eintragen?

Nein. Für Einträge in diesen Bereich bietet die Personio-Schnittstelle keinen Endpunkt. Der Nachweis kommt deshalb als PDF-Dokument in eine Dokumentkategorie der Personalakte, die Sie selbst auswählen.

Werden neue Mitarbeitende automatisch eingeladen?

Nicht von selbst. Neue Personen erscheinen in Hugo ohne Konto und ohne Mail. Eingeladen wird, wenn Sie eine Schulung zuweisen, oder automatisch, wenn Sie den Schalter dafür einschalten. Dann gehen höchstens 20 Einladungen je Abgleich hinaus.

Was passiert, wenn jemand die Firma verlässt?

Hugo legt die Person still, sobald Personio den Austritt meldet. Gelöscht wird nichts: Die Schulungsnachweise bleiben erhalten, weil Sie sie für Ihre Nachweispflichten weiter brauchen.

Was passiert, wenn ich die Verbindung trenne?

Hugo löscht die gespeicherten Zugangsdaten und meldet seinen Webhook in Personio ab. Ihre Mitarbeitenden und alle Nachweise bleiben in Hugo, in Personio bleiben die schon abgelegten PDF-Dokumente liegen.

Personio ist eine Marke der Personio SE & Co. KG; frag.hugo ist kein Partner von Personio.