Datenschutzbeauftragter wechseln – So gelingt der reibungslose Übergang

Inhalt in Kürze

• Ein DSB-Wechsel hat zwei rechtliche Enden: den Dienstvertrag und die Benennung. Beide müssen enden, sonst bleibt der alte DSB formal im Amt.
• Planen Sie acht bis zwölf Wochen mit zwei bis vier Wochen Überlappung. Eine Lücke ohne DSB ist ein Verstoß, wenn Sie zur Benennung verpflichtet sind.
• Die Aufsichtsbehörde bekommt die neuen Kontaktdaten (Art. 37 Abs. 7 DSGVO). Das dauert online wenige Minuten.
• Beim neuen DSB entscheiden fünf Dinge: Erreichbarkeit, Beratungsstunden im Preis, Laufzeit, Übernahme Ihrer Unterlagen und was Sie beim Abschied mitnehmen.
• Am Ende dieses Leitfadens steht, wie ein Wechsel zu uns abläuft und was er kostet.

---

Stand: November 2026 · Autor: Nils Oehmichen · Lesezeit: 9 Minuten

Der bisherige Datenschutzbeauftragte antwortet seit Wochen nicht. Die letzte Prüfung durch einen Großkunden hat Lücken in der Dokumentation gezeigt. Oder es passt einfach nicht mehr. Die Gründe sind verschieden, der Ablauf ist immer derselbe.

Viele Unternehmen schieben den Wechsel vor sich her, weil sie Wissensverlust und Ärger mit der Behörde fürchten. Die Sorge ist berechtigt, wenn der Wechsel ungeplant passiert. Geplant ist er ein überschaubares Projekt, und der neue DSB fängt dabei nicht bei null an. Dieser Leitfaden zeigt den Ablauf, die Fristen, die Unterlagen und die Fragen, mit denen Sie den Nachfolger auswählen.

Wann ist ein Wechsel sinnvoll?

Nicht jeder Ärger rechtfertigt einen Wechsel. Diese Warnsignale sollten Sie ernst nehmen:

• Erreichbarkeit: Auf eine Frage kommt tagelang keine Antwort, im Ernstfall einer Datenpanne läuft aber eine 72-Stunden-Frist.
• Veraltete Dokumentation: Verarbeitungsverzeichnis, technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) oder Auftragsverarbeitungsverträge wurden seit über einem Jahr nicht angefasst.
• Keine Schulungen: Ihre Beschäftigten wurden im letzten Jahr nicht unterwiesen.
• Nur auf Zuruf: Sie hören vom DSB nur, wenn Sie selbst anrufen.
• Fehlende Branchenkenntnis: Fragen zu Ihrer Branche, zu Kundenanforderungen oder zu NIS2 bleiben unbeantwortet.
• Rechnungen ohne Gegenwert: Sie zahlen pauschal, sehen aber weder Ergebnisse noch Stundennachweise.

Treffen zwei oder mehr Punkte zu, lohnt der Wechsel.

Die rechtliche Seite: Benennung und Vertrag

Beim Wechsel trennen Sie zwei Dinge:

1. Die Benennung als Datenschutzbeauftragter nach Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG.
2. Den Dienstvertrag, der die Bezahlung und die Leistung regelt.

Die Benennung endet nicht automatisch mit dem Vertrag. Widerrufen Sie sie ausdrücklich und schriftlich, damit es später keinen Streit darüber gibt, wer wann zuständig war.

Externe Datenschutzbeauftragte

Beim externen DSB richtet sich die Kündigung nach dem Dienstvertrag. Üblich sind Fristen von einem bis drei Monaten, oft zum Ende einer festen Laufzeit. Lesen Sie deshalb zuerst den Vertrag: Mindestlaufzeit, automatische Verlängerung und Kündigungsfrist entscheiden, wann Sie frühestens wechseln können.

Ob der besondere Abberufungsschutz aus § 6 Abs. 4 BDSG auch für externe DSB gilt, ist in der Fachliteratur umstritten. In der Praxis legen Sie den Widerruf der Benennung auf denselben Tag wie das Vertragsende. Dann gibt es weder eine Lücke noch einen Streit.

Interne Datenschutzbeauftragte

Beim internen DSB ist die Abberufung nur aus wichtigem Grund möglich, wenn seine Benennung gesetzlich vorgeschrieben ist (§ 38 Abs. 2 in Verbindung mit § 6 Abs. 4 BDSG). Sein Arbeitsverhältnis ist zusätzlich geschützt, und dieser Kündigungsschutz wirkt nach dem Ende der Tätigkeit ein Jahr nach. Ein Wechsel auf einen externen DSB gehört deshalb mit dem Betroffenen besprochen und arbeitsrechtlich begleitet.

Der Zeitplan: acht bis zwölf Wochen

Zeitpunkt	Was passiert
Woche 1	Alten Vertrag lesen: Laufzeit, Kündigungsfrist, Herausgabe von Unterlagen
Woche 1 bis 3	Neuen DSB auswählen, Erstgespräch, Angebot
Woche 2 bis 4	Alten Vertrag kündigen, Benennung zum Vertragsende widerrufen
Woche 4 bis 8	Neuen DSB benennen, Unterlagen anfordern und übergeben, Überlappung
Tag des Wechsels	Neue Kontaktdaten an die Aufsichtsbehörde melden
Erste Woche danach	Datenschutzerklärung, Aushänge und interne Richtlinien aktualisieren, Beschäftigte informieren

Die Überlappung kostet Sie ein paar Wochen doppelte Gebühr. Dafür gibt es keinen Tag ohne zuständigen DSB, und Fragen zum Altbestand lassen sich noch klären.

DSB-Wechsel in 6 Schritten

1. Vertrag und Benennung prüfen: Notieren Sie Kündigungsfrist, Laufzeit und die Regelung zur Herausgabe von Unterlagen. Prüfen Sie, ob und wann die Benennung schriftlich erfolgt ist.
2. Kündigen und Benennung widerrufen: beides schriftlich, beides mit Datum, beides so, dass der Zugang beim bisherigen DSB nachweisbar ist.
3. Neuen DSB auswählen: bevor die Kündigungsfrist abläuft. Worauf es ankommt, steht im nächsten Abschnitt.
4. Übergabe durchführen: Unterlagen schriftlich anfordern, Frist von 14 Tagen setzen, idealerweise ein gemeinsamer Termin von altem und neuem DSB.
5. Aufsichtsbehörde informieren: neue Kontaktdaten über das Online-Formular Ihrer Landesbehörde melden (Art. 37 Abs. 7 DSGVO).
6. Dokumente und Beschäftigte aktualisieren: Datenschutzerklärung, Verarbeitungsverzeichnis, Aushänge, interne Richtlinien und die Ansprechpartner-Seite im Intranet.

Woran Sie einen guten neuen DSB erkennen

Der Wechsel ist die Gelegenheit, es diesmal richtig zu machen. Diese Fragen stellen Sie im Erstgespräch, und auf jede sollte es eine klare Antwort geben:

Frage	Gute Antwort	Warnsignal
Wer ist mein Ansprechpartner?	Ein Name, eine Person mit Fachkunde nach Art. 37 Abs. 5 DSGVO, etwa mit TÜV-Zertifikat	„Unser Team“ ohne festen Namen
Wie schnell bekomme ich Antwort?	Eine feste Reaktionszeit, schriftlich	„In der Regel zeitnah“
Wie viele Beratungsstunden sind im Preis?	Eine Zahl pro Jahr, und was eine Stunde darüber kostet	Pauschale ohne Stundenangabe
Wie lange binde ich mich?	Laufzeit und Kündigungsfrist stehen offen auf der Preisseite oder in den AGB	erst nach Unterschrift zu erfahren
Was kostet der Start?	Ein fester Betrag für Einrichtung oder Erstaudit	„Nach Aufwand“ ohne Obergrenze
Was passiert mit meinen alten Unterlagen?	Sie werden gelesen, übernommen und ergänzt	Neustart mit leeren Vorlagen
Bekomme ich Software für Verzeichnis, Verträge und Schulungen?	Ja, mit Export	Word-Dateien per Mail
Was nehme ich mit, wenn ich gehe?	Vollständiger Export aller Unterlagen	keine Aussage

Die letzte Frage wirkt beim Einstieg seltsam. Sie ist aber genau die, die Ihnen beim aktuellen Wechsel vielleicht gerade Probleme macht.

Checkliste: Übergabe-Unterlagen

Diese Unterlagen fordern Sie beim bisherigen DSB an:

• Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO im aktuellen Stand
• Technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO
• Auftragsverarbeitungsverträge mit allen Dienstleistern
• Datenschutz-Folgenabschätzungen, sofern durchgeführt
• Löschkonzept mit Aufbewahrungsfristen
• Schulungsnachweise: wer wann zu welchem Thema unterwiesen wurde
• Datenpannen: gemeldete und intern dokumentierte Vorfälle
• Betroffenenanfragen: offene und abgeschlossene Vorgänge mit Fristen
• Schriftverkehr mit Aufsichtsbehörden
• Datenschutzhinweise für Website, Bewerbungen und Beschäftigte
• Einwilligungen: Vorlagen und Nachweise
• Berichte bisheriger Audits und Prüfungen

Was der DSB für Sie erstellt hat, gehört in aller Regel Ihnen. Steht dazu nichts im Vertrag, hilft eine schriftliche Aufforderung mit Frist meist schon.

Wenn die Übergabe hakt

Nicht jeder Wechsel läuft geordnet. Drei typische Lagen und was dann hilft:

• Die Dokumentation fehlt ganz: Der neue DSB macht eine Bestandsaufnahme von Grund auf. Das kostet mehr Zeit, liefert aber oft ein besseres Ergebnis als veraltete Altdokumente.
• Unterlagen werden zurückgehalten: Die Herausgabepflicht folgt aus dem Vertrag. Reicht eine Erinnerung nicht, hilft ein anwaltliches Schreiben.
• Kein gemeinsamer Termin: Der neue DSB kann auch ohne persönliche Übergabe starten, wenn die Kernunterlagen vorliegen.

Und manchmal drängt die Zeit, weil ein Audit vor der Tür steht:

Meldung an die Aufsichtsbehörde

Die Meldepflicht nach Art. 37 Abs. 7 DSGVO wird beim Wechsel gern vergessen. Ein Verstoß gegen die Pflichten aus Art. 37 kann nach Art. 83 Abs. 4 DSGVO mit bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden.

So melden Sie den Wechsel:

1. Rufen Sie das Meldeformular Ihrer Landesbehörde auf. Zuständig ist die Behörde am Sitz Ihres Unternehmens.
2. Tragen Sie die Kontaktdaten des neuen DSB ein.
3. Geben Sie an, dass der bisherige DSB nicht mehr benannt ist, sofern das Formular das abfragt.
4. Speichern Sie die Eingangsbestätigung als Nachweis.

Das dauert wenige Minuten. Viele externe DSB übernehmen die Meldung für Sie, bei uns gehört sie zur Start-Einrichtung.

Von intern auf extern: lohnt sich das?

Viele Unternehmen nutzen den Wechsel, um von einem internen auf einen externen Datenschutzbeauftragten umzusteigen:

Kriterium	Interner DSB	Externer DSB
Kosten	Arbeitszeit, Fortbildung, Freistellung	Fester Monatsbetrag
Fachkunde	muss aufgebaut und gehalten werden	bringt sie mit
Kündigungsschutz	stark geschützt (§ 6 Abs. 4 BDSG)	nach Vertrag
Unabhängigkeit	Interessenkonflikt mit anderer Rolle möglich	keine andere Rolle im Haus
Vertretung im Urlaub	muss geregelt werden	Sache des Dienstleisters

Einen ausführlichen Vergleich finden Sie in Externer vs. interner Datenschutzbeauftragter. Wie die Benennung abläuft, beschreibt Datenschutzbeauftragter bestellen: Ablauf und Checkliste.

Typische Fehler beim DSB-Wechsel

1. Nur den Vertrag kündigen, die Benennung nicht widerrufen. Der alte DSB bleibt formal im Amt.
2. Keine Überlappung. Es entsteht eine Lücke ohne zuständigen DSB.
3. Die Behörde nicht informieren. Verstoß gegen Art. 37 Abs. 7 DSGVO.
4. Unterlagen nicht einfordern. Der neue DSB startet bei null, obwohl es Vorarbeit gab.
5. Die Datenschutzerklärung vergessen. Auf der Website steht noch Monate später der alte Name.

Wechsel zu Hugo DSB: so läuft es bei uns

Wenn Sie zu uns wechseln, bin ich Ihr Datenschutzbeauftragter, TÜV-zertifiziert und mit festem Namen. Dazu kommt die Plattform Hugo DSB, in der Verzeichnis, Verträge, Datenpannen, Anfragen und Schulungen an einer Stelle liegen. So läuft der Wechsel ab:

1. Erstgespräch, 15 Minuten: Wir sehen uns Ihren alten Vertrag an und legen fest, ab wann ich benannt werde, damit keine Lücke entsteht.
2. Buchen: Tarif nach Größe wählen, online und ohne Verkaufsgespräch. Zum Start kommt einmalig die Start-Einrichtung für 290 € dazu.
3. Benennung und Behördenmeldung: Beides ist Teil der Start-Einrichtung, Sie müssen dafür nichts ausfüllen.
4. Bestandsaufnahme: Sie beantworten Fragen zu Ihrem Betrieb und laden die Unterlagen Ihres bisherigen DSB hoch, auch veraltete. Die App liest sie, übernimmt Aktuelles und ergänzt, was fehlt.
5. Ich prüfe und gebe frei: Erst nach meiner Freigabe sehen Sie Verzeichnis, Verträge, Löschfristen und Ihren Maßnahmenplan. Die zehn wichtigsten Maßnahmen stehen oben.

Die Bestandsaufnahme dauert insgesamt rund zwei Stunden, verteilt auf kurze Abschnitte. Fragen zur IT kann Ihr IT-Dienstleister über einen eigenen Link beantworten, ohne Konto.

Was es kostet

Tarif	Für	Beratung durch mich	Preis im Monat (netto)
Lite	bis 15 Beschäftigte, Selbstbedienung	nach Aufwand, 159 € je Stunde oder Stundenpaket	79 €
Standard	bis 30 Beschäftigte	6 Stunden pro Jahr	149 €
Pro	bis 100 Beschäftigte	12 Stunden pro Jahr	299 €
Premium	bis 250 Beschäftigte	Beratungs-Flat (Fair Use) mit Kick-off-Workshop	499 €

Dazu einmalig 290 € Start-Einrichtung. Alle Tarife enthalten 10 Mio. € Berufshaftpflicht. Im Tarif Lite sind keine Beratungsstunden enthalten. Dort erstellt die App die Ergebnisse der Bestandsaufnahme selbst und kennzeichnet sie als „noch nicht geprüft“. Alle Tarife im Detail stehen auf der Seite zu Hugo DSB.

Was Sie vorher wissen sollten

• Laufzeit: 24 Monate Mindestlaufzeit, danach Verlängerung um jeweils 12 Monate, Kündigungsfrist 3 Monate (§ 6 AGB).
• Beim Abschied: Sie bekommen alle Unterlagen als Export (PDF und CSV), und wir unterstützen die Übergabe an Ihren nächsten DSB. Das ist die Antwort auf die letzte Frage aus der Tabelle oben.

Ein Wechsel kostet einmal Aufmerksamkeit. Danach wissen Sie, wer zuständig ist, was er für Sie tut und was im Preis steckt.

DSB-Wechsel in Hamburg: Meldung an den HmbBfDI

Sitzt Ihr Unternehmen in Hamburg, melden Sie den neuen Datenschutzbeauftragten beim Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit über dessen Online-Formular. Lassen Sie auch hier keine Lücke entstehen: Ein Zeitraum ohne benannten DSB fällt bei einer späteren Prüfung auf. Als externer Datenschutzbeauftragter in Hamburg übernehmen wir die Meldung und die Übergabe mit Ihrem bisherigen DSB.

Häufige Fragen (FAQ)

Welche Kündigungsfrist gilt beim Wechsel des Datenschutzbeauftragten?

Bei einem externen DSB gilt die Kündigungsfrist aus dem Dienstvertrag, häufig drei Monate zum Ende der Laufzeit. Bei einem internen DSB, dessen Benennung verpflichtend ist, ist die Abberufung nur aus wichtigem Grund möglich (§ 38 Abs. 2 in Verbindung mit § 6 Abs. 4 BDSG). Der Kündigungsschutz seines Arbeitsverhältnisses wirkt nach dem Ende der Tätigkeit ein Jahr nach.

Muss ich den DSB-Wechsel der Aufsichtsbehörde melden?

Ja. Nach Art. 37 Abs. 7 DSGVO teilen Sie der zuständigen Aufsichtsbehörde die Kontaktdaten des neuen Datenschutzbeauftragten mit. Die meisten Landesbehörden haben dafür ein Online-Formular. Ein Verstoß gegen die Pflichten aus Art. 37 kann nach Art. 83 Abs. 4 DSGVO mit bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden.

Welche Unterlagen muss der alte DSB übergeben?

Alles, was er für Ihr Unternehmen erstellt oder gepflegt hat: Verarbeitungsverzeichnis, technische und organisatorische Maßnahmen, Auftragsverarbeitungsverträge, Datenschutz-Folgenabschätzungen, Löschkonzept, Schulungsnachweise, die Dokumentation von Datenpannen und Betroffenenanfragen sowie den Schriftverkehr mit Behörden. Fordern Sie die Unterlagen schriftlich und mit Frist an.

Wie lange dauert ein DSB-Wechsel?

Planen Sie acht bis zwölf Wochen: Kündigungsfrist des alten Vertrags, Auswahl des neuen DSB, zwei bis vier Wochen Überlappung für die Übergabe und die Meldung an die Behörde. Der neue DSB sollte benannt sein, bevor der alte aufhört.

Was kostet der Wechsel zu einem neuen externen DSB?

Externe DSB rechnen meist mit einer Monatspauschale ab, oft mit einer einmaligen Einrichtung oder einem Erstaudit zu Beginn. Bei Hugo DSB sind es 79 bis 499 Euro im Monat netto je nach Größe, dazu einmalig 290 Euro Start-Einrichtung mit Benennung, Behördenmeldung und Übernahme Ihrer Unterlagen. Vergleichen Sie bei jedem Anbieter, wie viele Beratungsstunden im Preis enthalten sind und wie lange Sie gebunden sind.

Kann ich von einem internen auf einen externen DSB wechseln?

Ja, das ist möglich und für kleine und mittlere Unternehmen oft sinnvoll. Ein externer DSB bringt Erfahrung aus vielen Betrieben mit und hat keinen Interessenkonflikt mit einer anderen Rolle im Haus. Beachten Sie den Abberufungsschutz und den nachwirkenden Kündigungsschutz des bisherigen internen DSB.

Was passiert, wenn zwischen altem und neuem DSB eine Lücke entsteht?

Sind Sie zur Benennung verpflichtet (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG), verstoßen Sie in der Lücke gegen die Benennungspflicht. Planen Sie den Übergang deshalb überlappend, sodass der neue DSB benannt ist, bevor der alte aufhört.